Bagi Anda yang sering menggunakan Microsoft Word, mungkin Anda sering mengalami masalah dengan file yang terlalu besar. Ukuran file yang besar dapat membuat proses akses dan kirim file menjadi lebih sulit. Meskipun mungkin Anda sudah menggunakan fungsi “Save As” untuk mengecilkan ukuran file, tidak semua orang tahu cara yang benar untuk melakukannya. Berikut adalah beberapa cara untuk mengecilkan ukuran file Word.
1. Compress Image
Salah satu cara untuk mengecilkan ukuran file Word adalah dengan mengompres gambar. Gambar yang ada di dalam file dapat menjadi salah satu penyebab utama mengapa file menjadi besar. Untuk mengompres gambar pada file, cukup pilih gambar, lalu pilih “Compress Picture” pada tab “Format”. Anda juga dapat mengatur kecerahan, kontras, dan ukuran gambar. Ini dapat membuat file Anda menjadi lebih kecil, tanpa mengurangi kualitas gambar.
2. Potong File
Jika file Anda memiliki banyak halaman yang tidak diperlukan, Anda dapat memotong file tersebut menjadi beberapa bagian. Cara ini dapat mengurangi ukuran file secara signifikan. Untuk melakukannya, cukup klik “File”, lalu pilih “Save As”. Kemudian, pilih “Potong Halaman” dan pilih halaman yang ingin dipotong. File yang dipotong akan menjadi lebih kecil dan lebih ringan.
3. Hapus Informasi Pembuat
Informasi pembuat adalah informasi tentang penulis dokumen, tanggal pembuatan, judul, dan informasi lainnya yang disimpan dengan file. Informasi ini adalah informasi yang tidak diperlukan yang dapat membuat ukuran file menjadi lebih besar. Untuk menghapus informasi pembuat, pilih “Office Button”, lalu pilih “Option”. Pada menu “Option”, pilih “Save” dan hapus tanda centang pada kotak “Include Document Properties”.
4. Gunakan Fungsi Save As
Fungsi “Save As” adalah cara yang paling mudah untuk mengecilkan ukuran file. Dengan fungsi ini, Anda dapat dengan mudah menyimpan file dengan ukuran yang lebih kecil. Pilih “Save As”, lalu pilih “Word 97-2003 Document”. Pilih juga “Save File to Web” dan “Embed Fonts”. Ini dapat membantu Anda mengecilkan ukuran file sampai dengan 50%.
5. Hapus Track Changes
Track Changes adalah fitur untuk menyimpan semua perubahan yang Anda lakukan. Fitur ini dapat membuat ukuran file menjadi lebih besar. Untuk menghapusnya, cukup klik “Office Button”, lalu pilih “Prepare”. Pilih “Accept or Reject Changes” dan hapus semua perubahan yang ada. Ini dapat membuat ukuran file menjadi lebih kecil.
6. Gunakan Fungsi Compress
Microsoft Word juga memiliki fitur compress untuk mengecilkan ukuran file. Fitur ini akan mengompres semua gambar dan file lainnya dalam file dokumen Anda. Untuk menggunakannya, pilih “Office Button”, lalu pilih “Prepare”. Pilih “Compress Pictures” dan pilih opsi “E-mail (96 ppi)”. Ini akan membantu Anda mengecilkan ukuran file.
7. Hapus Halaman Kosong
Halaman kosong juga dapat menyebabkan ukuran file menjadi lebih besar. Untuk menghapus halaman kosong, Anda dapat menggunakan fitur “Find and Replace”. Gunakan fitur ini untuk menemukan semua halaman kosong dan menggantinya dengan halaman yang berisi teks. Ini akan mengurangi ukuran file secara signifikan.
8. Hapus Macro
Macro adalah kode yang digunakan untuk membuat program atau script untuk menjalankan file. Macro dapat membuat ukuran file menjadi lebih besar, jadi jika tidak diperlukan, Anda dapat menghapusnya. Untuk menghapus macro, buka “Tools”, lalu pilih “Macro”. Pilih “Disable Macro” dan hapus semua macro yang ada.
