Rundown acara adalah sebuah rencana yang berisi informasi yang diperlukan untuk membuat acara berjalan dengan baik dan lancar. Rundown acara yang baik akan memastikan bahwa setiap elemen acara berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Dalam artikel ini, kami akan berbagi beberapa tips tentang cara membuat rundown acara yang baik dan benar.
1. Tentukan Acara Apa yang Ingin Anda Buat
Pertama-tama, tentukan jenis acara apa yang ingin Anda buat. Apakah ini adalah sebuah acara konferensi, workshop, seminar, festival, pertunjukan, atau acara lainnya? Dengan menentukan jenis acara yang ingin Anda buat, Anda akan memiliki gambaran kasar tentang acara yang hendak Anda laksanakan. Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat sebuah festival musik, maka Anda harus menentukan jenis musik yang akan dimainkan, jumlah panggung yang akan disediakan, dan lain-lain.
2. Buat Struktur Acara
Setelah Anda menentukan jenis acara yang akan Anda buat, saatnya untuk mulai merancang struktur acara. Buatlah sebuah daftar semua kegiatan yang akan dilakukan dalam acara. Misalnya, jika Anda akan mengadakan sebuah konferensi, maka daftar kegiatan yang bisa Anda buat adalah pembukaan, sesi presentasi, sesi tanya jawab, dan penutup. Buatlah daftar ini secara detail dan pastikan bahwa semua kegiatan yang Anda rencanakan berkaitan dengan tujuan acara Anda.
3. Buat Waktu yang Tepat
Kemudian, Anda harus membuat jadwal acara. Tentukan waktu awal dan akhir untuk setiap kegiatan. Jika Anda membuat acara yang memiliki durasi yang lama, misalnya selama satu hari, maka pastikan Anda menyiapkan jadwal yang tepat untuk setiap kegiatan. Anda juga harus memastikan bahwa kegiatan-kegiatan yang Anda rencanakan tidak terjadi bersamaan. Buatlah jadwal yang memungkinkan para peserta dapat berpindah dari satu kegiatan ke kegiatan lainnya dengan mudah.
4. Tentukan Nama Peran dan Tanggung Jawab
Setelah Anda menyiapkan struktur dan waktu acara, saatnya untuk menentukan nama peran dan tanggung jawab untuk setiap kegiatan. Misalnya, Anda harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk membuat presentasi, siapa yang bertanggung jawab untuk memandu sesi tanya jawab, dan lain-lain. Buatlah daftar nama peran dan tanggung jawab ini secara detail, sehingga Anda dapat dengan mudah memonitor dan memastikan bahwa semua kegiatan berjalan sesuai rencana.
5. Buat Peralatan dan Sumber Daya yang Diperlukan
Selanjutnya, Anda harus membuat daftar peralatan dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelenggarakan acara. Peralatan dan sumber daya ini bisa berupa peralatan teknis seperti proyektor, layar, dan lain-lain, atau juga bisa berupa sumber daya manusia seperti kru acara, MC, dan lain-lain. Tentukan juga berapa jumlah peralatan dan sumber daya yang diperlukan, sehingga Anda bisa menyiapkan alat-alat dan sumber daya tersebut dengan mudah.
6. Buat Daftar Peserta
Tentukan juga berapa jumlah peserta yang akan menghadiri acara Anda. Buatlah daftar nama peserta yang akan menghadiri acara, beserta informasi lainnya seperti alamat email, nomor telepon, atau informasi lainnya. Buatlah daftar ini secara detail agar Anda bisa menjangkau peserta dengan mudah jika diperlukan.
7. Buat Rundown Acara
Setelah semua informasi di atas disiapkan, saatnya untuk mulai membuat rundown acara. Buatlah rundown acara yang terdiri dari informasi seperti nama kegiatan, waktu, dan informasi lainnya. Pastikan rundown acara yang Anda buat mudah dipahami dan dibaca. Buatlah rundown acara ini sebaik mungkin agar acara berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
